ANIMA Forbína

Řídíte se pravidlem “Co můžeš udělati dnes, neodkládej na zítřek”? Možná i pro Vás nadešel čas postoupit k pravidlu “Co nemusíš udělati dnes, odlož na zítřek” a s jeho pomocí lépe zvládat proud úkolů, které se na Vás nepřetržitě valí.

Co můžeš udělati dnes, neodkládej na zítřek

Co získáte, když se řídíte touto zásadou? Dvě důležité věci.

Za prvé, ochranu před neustálým odkládáním toho, co máte udělat. Odkládání Vás zbytečně vysiluje: dnes se Vám do úkolu nechce, odložíte ho na zítřek. Zítra se Vám do toho zase nebude chtít, tak to odložíte na pozítří. Postupně se tak úkol stává nepříjemnější a nepříjemnější. Když Vás nakonec okolnosti donutí ho vykonat, bude Vás to stát v úhrnu mnohem více sil - sílu na překonání nechuti, která mezitím narostla a navíc sílu, kterou Vám úkol po celou dobu odkládání jako upírek odsával.

Druhý přínos uvedené zásady je zřejmý: když úkol vykonáte hned, určitě na něj nezapomenete a vyhnete se neblahým důsledkům, které by to s sebou neslo.

Ta zásada však nepřináší jen samé výhody. Sami si vzpomenete na příklady, kdy bylo mnohem moudřejší s plněním úkolu počkat.

Posviťme si teď na tu zásadu z pohledu známé metody zaměřené na zvyšování produktivity - metody GTD (Getting Things Done). Znáte ji?

Možná GTD znáte a používáte. Třeba patříte k těm několika desítkám lidí, s nimiž jsme ji loni probírali - buď během ANIMA Instruktáží nebo během školení v jejich organizacích. Jestliže mezi ně nepatříte, můžete do GTD aspoň zběžně nahlédnout v několika starších článcích zde v ANIMA Forbíně - odkazy na ně najdete v závěru tohoto textu.

Člověk, který praktikuje metodu GTD, se bez zásady “Co můžeš udělati dnes, neodkládej na zítřek” úplně obejde. GTD totiž zajišťuje, aby žádná ze záležitostí, které se Vám vynoří na obzoru, nezapadla. Přitom záležitost můžete hned pustit z hlavy - je to zařízeno tak, že se sama vynoří ve chvíli, která se Vám bude jevit jako optimální pro její vyřízení.

Kdo si něco takového zařídil, může tedy postoupit k užitečnější zásadě.

Co nemusíš udělati dnes, odlož na zítřek

Co si pod touhle zásadou máte představit a co Vám může přinést? O tom si můžete přečíst knížku Marka Fostera “Do It Tomorrow” anebo se teď na chvíli soustřeďte a pokuste se spolu s námi v několika následujících odstavcích zahlédnout podstatu toho, co ta zásada přináší.

Takový rychlý vhled se může podařit, jestliže si představíte, že jste v situaci člověka praktikujícího GTD. Má to zařízeno tak, že má ráno namíchánu svou “denní dávku”, to znamená seznam činností, které ten den chce provést. Má ji na papírovém seznamu, na seznamu ve svém PDA nebo na lístečcích ve svém HPDA.

Den mu ovšem přinese i záležitosti, se kterými ráno nepočítal. Šéf mu uloží nový úkol, lidé mu volají, zastavují ho na chodbě, posílají mu e-maily. Všechny tyto nové záležitosti okamžitě zachytí (pomocí “příručních sběrných zařízení”), aby na ně nezapomněl a zároveň, aby je mohl okamžitě pustit z hlavy.

Teď se dostáváme ke klíčovému momentu. Při zachycování nové záležitosti dělá elementární rozhodnutí - má přimíchat novou záležitost do denní dávky nebo ji má zařadit do přihrádky “zítra nebo později”, kterou bude zanedlouho (nejspíš na závěr dne) vyprazdňovat a předávat svému “správci záležitostí”?

Co ho může vést k tomu, aby záležitost přimíchal do denní dávky? Buďto ho o to někdo výslovně požádal (třeba šéfová), nebo to sám slíbil (”Mrknu se na to a odpoledne Vám dám vědět”), nebo ho doma učili “Co můžeš udělati dnes, neodkládej na zítřek”.

Nyní už dokážeme naznačit, co znamená obohatit GTD o zásadu “Co nemusíš udělati dnes, odlož na zítřek”. Všechny nové záležitosti, které se během dne vynoří, systematicky směřujeme do kategorie “zítra nebo později”.

(Pro ty, kteří zmíněnou Fosterovou knížku četli nebo budou číst, se sluší upozornit, že změna “zítra” na “zítra nebo později” je vylepšení, které jsme vytěžili z toho, že uvedenou zásadu roubujeme na GTD, které má v sobě zabudován mechanismus přihrávající záležitosti v optimální moment.)

Princip je tedy prostý, otázka je, zda je uskutečnitelný, či zda to není jen drobná úprava, která toho moc nepřináší.

Jde to vůbec?

Jakmile začnete konkrétně promýšlet nebo dokonce zkoušet řídit se tou zásadou, zjistíte, že budete muset změnit některé své návyky a vynalézavě překonat určité překážky. Uvedeme dva drobné příklady.

Jaké návyky je třeba měnit? Například tam, kde byste dosud automaticky říkali “odpoledne Vám dám vědět”, se naučíte říkat “zítra Vám dám vědět”. (Pevně věříme, že mezi čtenáři ANIMA Forbíny není nikdo, kdo by si uvedenou zásadu vykládal tak, že pracovník u informační přepážky začne na dotazy odpovídat “Odpovím Vám zítra”.)

A co ten požadavek “ještě dnes” od Vaší šéfové? Můžete si říct, že na to se zásada “Co nemusíš udělati dnes …” zjevně nevztahuje. Ale právě to je příklad překážky, kterou někdy vynalézavost dokáže překonat podivuhodným způsobem.

A co to přináší?

Nejprve se asi zamyslíte: neudělá to víc škody než užitku? Například, nezpomalí se kvůli tomu fungování vaší organizace? Než si na tu otázku odpovíte, vzpomeňte si, jak to funguje během vaší pracovní neschopností, dovolené, služebních cest. A na hořké zkušenosti s tím, že okamžitá reakce nebývá ta nejlepší a krátký časový odstup mezi podnětem a reakcí mívá cenu zlata.

Přínos té zásady je mnohem větší, než se na první pohled zdá. Co Vás možná překvapí nejvíc, když to zkusíte, je zjištění, jak zmenšuje Váš výkon nejistota, co vlastně všechno ten den ještě budete dělat. Podobná nejistota, jaká se ozývá v hlase dítěte, když se po narození šestého sourozence ptá rodičů: “Teď už jsme všichni?” Nejistota, kterou s sebou nesou denní seznamy úkolů s otevřeným koncem, nebo chcete-li, denní dávka, která během dne kyne.

Zásada “Co nemusíš udělati dnes, odlož na zítřek” Vám pomůže držet Váš program pod kontrolou, nenechat se nečekanými záležitostmi “hodit do záklonu”, řečeno lyžařskou terminologií. V ideálním případě má Váš denní program od začátku do konce pevnou formu, obsahuje úkoly, které jste do něj zařadili nejpozději včera. Během dne se na Vás může přivalit spousta nových věcí, ale nemusíte se rozhodovat, zda novou záležitost přimíchat do denní dávky. Máte to zařízeno tak, že ji můžete automaticky zařadit do kategorie “zítra nebo později”.

Kategorie “zítra nebo později” má také ze strany systému GTD mnohem větší podporu pomáhající záležitosti vyřizovat rychleji a kvalitněji než mají záležitosti průběžně přimíchané do denní dávky.

Jednoduchý princip houslí

Pokusili jsme se velmi stručně vystihnout podstatu zásady “Co nemusíš udělati dnes …”. Od pochopení základního principu k jeho praktickému použití ovšem někdy vede dlouhá cesta. Princip houslí je také dost jednoduchý, ale to neznamená, že vyrobit pořádné housle je jednoduché.

Použití principu, kterým se zabýváme, není naštěstí tak obtížné, jako výroba houslí, ale přesto není rozumné se domnívat, že ho dokážete okamžitě úspěšně používat. Těch věcí, které je třeba promyslet a vyzkoušet, je dost.

Jak na to?

Chcete-li se do toho pustit samostatně, doporučujeme začít se speciálním, ale důležitým případem - vyřizováním e-mailů, které během dne dostanete. Jak to zařídíte, abyste příchozí e-maily systematicky vyřizoval(a) až druhý den? Druhý den je pak budete vyřizovat během jedné či dvou souvislých dávek. Můžete začít ochutnávat, co Vám to přinese. Asi zjistíte, že vyřizování e-mailů Vám zabere méně času a Vaše odpovědi budou kvalitnější ve srovnání s okamžitým reagováním.

Zvědaví lidé, kterým dělá potíže se přinutit vybírat e-maily jen jednou nebo dvakrát denně, zjistí, že i nadále mohou zvědavě jukat, co to přišlo, ale už je to nebude tolik rozptylovat - jsou to všechno věci, kterými se budou zabývat až zítra.

Ty pravé grády Vaše pokusy dostanou, když aplikaci uvedeného pravidla zakomponujete do metody GTD, jak jsme naznačili výše. Jestliže tu metodu neznáte a chcete se podívat, co jsme o ní psali zde v ANIMA Forbíně, prohlédněte si tyto články:

• Uhnal jsem si HPDA. Možná Vás to také čeká.
• Zbavte se stresu! Klíč najdete v sáčku do vysavače.
• Kdy se mozek chová jako blbec?
• „Non habebamus ubi manere …“ aneb Dělejte to jako Karel IV.
• Klíč k Vašemu úspěchu? Raději se na něj pořádně podívejte!

Ovšem rychlejší způsob než přicházet uvedené zásadě na chuť metodou pokusů a omylů, je přijít

17. ledna na ANIMA Instruktáž “Hospodařit s časem”

- tam budete mít možnost to podrobněji probrat. A získat slušný úvod do GTD, pokud tu metodu dosud neznáte.

Všechno, co potřebujete vědět a udělat, chcete-li na instruktáž přijít, najdete, když kliknete zde.

Zpět na úvodní stránku

Tento článek byl zveřejněn 07/01/2008 v 1:28 am a je založen v kategorii GTD. Můžete sledovat odpovědi na tento článek prostřednictvím RSS 2.0 spojení. Můžete poslat odpověď, nebo sledovat ze svých vlastních stránek.