“Non habebamus ubi manere …” aneb Dělejte to jako Karel IV.
“Non habebamus ubi manere, nisi in domibus civitatem” - “Neměli jsme, kde bychom přebývali, leč v měšťanských domech”, tak vzpomínal
Karel IV. ve své autobiografii na krušné začátky svého panování v Čechách. Královský palác byl v rozvalinách, královské hrady prodány nebo zastaveny, na cestách nebylo bezpečno - výkon panovníkovy moci byl hodně problematický.
Mohlo to dopadnout všelijak, mladý panovník mohl snadno přijít o celé velké části svého království. Ale Karel IV., jak si pamatujeme ze školy, to zvládl výtečně. Krok za krokem obnovil v království svou moc, získal zpět své hrady, cesty vyčistil od loupeživých rytířů.
My býváme v podobné situaci. Naše “království” tvořené naším pracovním zařazením, rodinou, zdravím, má někdy tendenci se vymykat kontrole. Všichni známe případy, kdy lidé některou jeho část úplně ztratili - práci, rodinu nebo zdraví.
Jak můžete Vy ve svém království omezit vliv “loupeživých rytířů” stejně úspěšně jako Karel IV.?
Loupeživí rytíři
K loupeživým rytířům můžeme přirovnat stovky záležitostí, které více nebo méně pozapomenuty číhají v záhybech našeho mozku. Občas se některá taková záležitost náhle vynoří a zkomplikuje nám život. Jindy se polozapomenutými záležitostmi určitá oblast hemží do té míry, že se té oblasti začínáme instinktivně vyhýbat a ona pomalu přestává být částí našeho “království”.
Moudrý státník si dává pozor, aby to tak daleko nezašlo, jak ukazuje úryvek dopisu z r. 1516, v němž Tomáš Morus vysvětluje Petru Aegidiovi, proč mu tak dlouho trvalo sepsání jeho slavné Utopie:
“Zatímco se vytrvale účastním veřejných záležitostí, dílem jako řečník, dílem jako posluchač, zatímco jedny spory přivádím ke konci jako smírce, druhé rozhoduji jako soudce, zatímco venku věnuji téměř celý den lidem cizím, zbytek domácím, pro mne samého, to jest pro literární práci, nezbývá nic. A když se vrátím domů, musím rozprávět s manželkou, žvatlat s dětmi, hovořit se služebníky … opravdu je to nezbytné, nechceš-li být cizincem ve svém domě …” (Thomas More, Utopie, překlad Bohumil Ryba)
Všimněte si hlavně té poslední věty.
Karel IV. království v neuspokojivém stavu zdědil po tátovi, ale dokázal ho dát do pořádku způsobem, který může být inspirací i pro nás. Jak si počínal? Trpělivě a obratně.
Projít teritorium
V článku “Zbavte se stresu! Klíč najdete v sáčku do vysavače” jsme mluvili o tom, že cesta k vyšší osobní produktivitě podle GTD začne “velkým luxováním”, při kterém projdete celé své “království” a sesbíráte všechny záležitosti, které mohou v blízké nebo vzdálené budoucnosti vyžadovat určitou Vaši akci.
Neřešíte je, jenom je rychle sesbíráte. Za chvilku uvidíme, že tím děláte první důležitý krok k tomu, aby věci “začaly odsýpat”.
Jenomže už tady můžete poprvé narazit na problém. U hodně zaměstnaných a přetížených lidí může “velké luxování” zabrat i několik dní. A kde je vzít?
“Velké luxování” si proto můžete naplánovat jako jakési tažení. Připojený obrázek ukazuje, jak takový plán může vypadat po prvních pár minutách plánování. Jak bude plánování pokračovat, bude se pavouk rozrůstat. Například uzel “byt” se nejspíš rozvětví na několik místností. Při pohledu na uzel “počítač” náš plánovač možná vyluxuje několik záležitostí typu “nechat rozšířit paměť” a rozvětví uzel “počítač” na další uzly: “Outlook”, “plocha”, atd.
Moudře a obratně si vybírá uzly, které je schopen v danou chvíli vyluxovat a kde se navíc mohou vyskytovat zvlášť nebezpeční “loupeživí rytíři”. Na obrázku je to zatím jen uzel “deska”. To, že zaznamenal všechny záležitosti, které mu věci ležící na desce pracovního stolu připomněly, ještě neznamená, že hned začal desku uklízet. (I když položka “uklidit pracovní desku” se nejspíš objeví na seznamu vyluxovaných záležitostí.)
Na tuhle past je třeba zvlášť upozornit. Je třeba co nejrychleji dokončit “velké luxování”, tzn. projít celé své teritorium, ne začít hned uklízet. Jde o to, aby mozek co nejrychleji předal svou práci připomínače a uvolnil si kapacitu pro jiné věci. Začít uklízet většinou přinese úlevu a pocit, že se věci začaly dávat do pořádku. Možná ale čas, který jsme úklidu věnovali, bylo moudřejší využít jinak, a pocit úlevy bude mít jen krátké trvání.
Dělám, co je třeba, co nedělám, může počkat
Velkým luxováním nenastane zázrak a ty stovky záležitostí se naráz nevyřeší. Vytvoří se ovšem prostor pro úžasnou změnu. Můžete si vytvořit systém, který Vám pomůže vybírat, do kterých činností se pustíte, a to po zralé úvaze.
Budete vědět, že věci, které neděláte, neděláte proto, že jste se tak při svých nejlepších smyslech rozhodl(a), ne že jste na ně pozapomněl(a) nebo je odložil(a) při zemdleném rozumu. Budete mít mnohem větší jistotu, že na Vás náhle neudeří s nečekanou silou.
To je oproti obvyklému stavu velká změna a úleva.
K tomu je ovšem třeba vytvořit systém, který místo Vašeho mozku převezme agendu připomínání. Musí být spolehlivý, jinak to celé nebude fungovat. Musí s ním být i zábava, jinak budete mít tendenci se mu vyhýbat.
Zjistíte, že práce s takovým systémem je jedno velké cvičení v delegování. Vždyť na systém přenesete velmi podstatnou a pro Vás klíčovou činnost. Nechcete se dostat do jeho vleku. Nemůžete připustit, aby Váš čas v úhrnu nešetřil, ale naopak ujídal.
Získáte kapacitu na kvalitnější rozhodování, co budete dělat. Rozhodování opřené o přemýšlení o cílech a cestách k nim. Asi se nenecháte ovlivňovat poučkami a téměř algoritmickými návody některých metod “time managementu”. Přiřazovat záležitostem ty slavné priority A, B, C? Vsaďte se, že Váš mozek je schopen něčeho mnohem lepšího!
Budete moci věnovat více pozornosti tomu, jaké vnější a vnitřní vybavení podporuje osobní produktivitu.
A to všechno by mělo vycházet z čím dál lepšího poznávání svých silných a slabých stránek a umění “řídit sám (sama) sebe”, jak to kdysi ve slavném článku nazval Peter Drucker.
Shrnutí
Toto je čtvrtý a poslední článek věnovaný tématu osobní produktivity. Věnovali jsme se v nich jednomu z pilířů metody GTD (Getting Things Done) pocházející od Davida Allena, na kterém je postavena ANIMA Instruktáž “Udržet si čistou hlavu”, která se bude konat 18. ledna 2007. Na ni v průběhu ledna až března navazuje dalších pět intenzivních instruktáží k tématu osobní produktivity.
Teď už je možné se na ně přihlašovat. Srdečně Vás na ně zveme. Více informací i možnost přihlásit se najdete zde na příslušné stránce ANIMA Forbíny, na kterou Vás přenese kliknutí na tento odkaz.