Jaký manažer, taková schůze
Opravdu jaký manažer, taková schůze? Aha, tak proto tedy někteří manažeři schůze vůbec nesvolávají. Brání jim v tom vrozená skromnost!
K čemu jsou schůze dobré?
Možná zastáváte názor, že schůze nejsou dobré k ničemu. Snadno najdete citáty slavných lidí, kteří Váš názor podpoří. Například Peteru Druckerovi se připisuje výrok: “Schůze jsou symptomem špatné organizace. Čím méně schůzí, tím lépe.” Thomas Sowell byl ještě drsnější: “Nejméně produktivní lidé jsou zpravidla ti, kteří nejvíc stojí o schůzování”.
Citáty ve prospěch schůzí také najdete, ale je jich jako šafránu. Například Jack Welch v době, kdy vedl General Electric, si pochvaloval, že schůze vedení jejich firmy jsou “intelektuálními orgiemi”. Mluví Vám z duše? Dají se jeho slova napasovat na poslední schůzi, které jste se zúčastnil(a)? Byly to orgie? A opravdu byly intelektuální?
Špatných schůzí je spousta. O to se tu nechceme přít. Jsou ale i nějaké užitečné schůze?
Možná připustíte, že by to mohly být porady svolané k tomu, aby se vyřešil nějaký problém. Odsuňme je stranou. Jimi se budeme zabývat 27. května 2010 na ANIMA Instruktáži nazvané “Řizené přemýšlení”.
Pojďte se teď podívat na ty zvlášť opovrhované schůze, na něž ukazuje název naší nejbližší instruktáže: “Pravidelné porady”. Hodně je jich špatných. To ovšem není argument proti nim. Hodně hub, možná většina, není k jídlu, nebo jsou dokonce jedovaté. To ovšem není argument proti žampionům.
Z různých rostlin, a je jich snad přes čtvrt miliardy druhů, je jich hodně nejedlých či jedovatých a jen asi dvacet vyšlechtěných druhů poskytuje 90% potravy lidstva.
Jsou i pravidelné porady, které se vyplatí šlechtit? Zkušenost ukazuje, že ano. A co přinášejí? Je toho víc, ale v první řadě pomáhají vtisknout smysl tomu, čím se zabývají lidé, kteří se na nich pravidelně scházejí. Zesiluje se při nich to, co Antoine de Saint-Exupéry nazýval “tíhnutí”.
Co ukazují Vaše zkušenosti se schůzemi?
Schůze, porady, gremiálky, …
Když jsem před více než deseti lety začal dávat dohromady první verzi instruktáže o poradách, udělal jsem si přehled o schůzích, kterých jsem se ve svém životě zúčastnil, nebo které jsem vedl. Byl to hodně pestrý přehled.
Důkladně jsem poznal schůze kateder, porady kolegia děkana, vědecké rady. Zažil jsem pověstné gremiálky ve Strakově akademii, získal jsem představu o tom, jak se připravují a vypadají schůze vlády. Později jsem zažil “stáf mítingy” v “pražském ofisu” americké firmy, ale hlavně jsem se nakonec jako konzultant nachomýtl ke stovkám schůzí a porad v různých firmách.
Zažil jsem spousty pravidelných porad projektových týmů. Mohl jsem srovnávat výkon projektového vedoucího, který předtím pracoval na ministerstvu, s výkonem projektového manažera, který předtím velel britské fregatě (a věřte nebo ne, ten první byl lepší!).
Rekapitulace mých zkušeností se schůzemi nepůsobila tak strašně, jak jsem očekával. Zažil jsem sice spoustu ubohých porad, na jejichž konci lidé vstávali od stolu se slovy: “Tak a zpátky do práce.” Zažil jsem však i porady, které mi hodně daly.
Možná za ten překvapivě příznivý dojem mohu poděkovat i svým rodičům, díky nimž jsem nikdy nebyl ani v Pionýru a bylo pak pro mě lehčí nevlézt do organizací, kam odrostlí pionýři někdy z nerozumu vlezli. Patrně jsem tak unikl zakletí některých svých vrstevníků, kteří ještě dnes při slovu “schůze” vidí rudě.
Co jsem si z toho nakonec vybral? To, co jsem naznačil už v úvodu. K vedení opravdu kvalitních porad jsou třeba tytéž schopnosti, které tvoří základ úspěšné manažerské kariéry: schopnost rozvinout myšlenkový potenciál spolupracovníků, schopnost zvládat, motivovat lidi a rozhoupat je k efektivní činnosti. Popravdě řečeno, vzpomněl jsem si i na docela dobré manažery, jejichž porady nestály za moc. Své slabší stránky dokázali kompenzovat jinak. Jako tenista, který obíhá bekhend.
Nejvýraznější dojem na mě udělalo pozorování, jak schopnost vést schůze upevňuje přirozenou autoritu manažera.
To bylo před deseti lety. Při přípravě aktuální verze pro letošní seriál jsme dosavadní verzi výrazně modifikovali. Jaké změny můžete očekávat?
Tíhnutí a sklizeň
Beze změny zůstane jen případová studie o tom, jak Vladimír Vlach připravuje svou pravidelnou poradu, a všechno, co je třeba, abyste tu studii úspěšně absolvovali.
Zvýšenou pozornost tentokrát budeme věnovat zmíněnému “tíhnutí” a pořádně rozvineme jedno téma, kterému jsme zatím pokaždé věnovali jen 5 - 10 minut. Podívejte se na tento útržek a papíru a asi uhodnete, o co se jedná.
Ano budeme se věnovat umění schůze zapisovat. Bylo vždy důležité, teď je důležité dvojnásob. Proč?
V lednové instruktáži “Co se zahradou času Vašeho i cizího?” jsme pracovali s představou, že hodina schůze je časový záhon, který má všem účastníkům schůze přinést co nejlepší úrodu.
Má-li tam něco pořádného vyrůst, je třeba příprava. Bez ní to prostě nejde. Představte si rodinu, kde se všichni pravidelně scházejí u nedělního oběda. Příliš je to nestmelí, pokud si zvyknou se scházet, aniž by někdo připravil jídlo. (Tento příměr docela funguje i v dalších směrech: představte si například, jak by se to vyvíjelo, kdyby začali operativně měnit termíny - “nedělní oběd se tentokrát překládá na středu od 8:30″.)
Pořádný zápis rozhoduje, kolik se podaří sklidit z toho, co se na záhonku schůze urodí, a kolik toho zůstane nazmar. Rozhodli jsme se tomuto tématu více věnovat ze dvou důvodů:
- je teď doba, kdy se více šetří, a spokojit se furiantsky s tím, co si lidé ze schůze odnesou ve svých hlavách nebo zápiscích, je hodně velké plýtvání, jak se sami přesvědčíte, začnete-li si toho všímat,
- zjistili jsme, že umění zapisovat schůze se obecně věnuje nedostatečná pozornost. Nejen rozhodnutí, kdo bude zapisovat, ale i tomu, jak se na to má připravit, jaké nástroje použít a jakými fázemi má zápis ideálně projít.
Ilustrujme aspoň kousek z toho na příkladu útržku papíru, který vidíte nahoře. Je to útržek ze záznamu průběhu schůze. Rozvrhnout si papír tak, aby bylo vlevo místo na iniciály těch, kdo v určitou chvíli mluví a vpravo na iniciály těch, kdo v danou chvíli vyfasovali úkol, to není žádná věda. Podobně není obtížné pochopit, proč tam má být vyhrazené místo na šipky a podobné malůvky. Obtížnější už bývá natrénovat, jaký styl mají mít ty věcné poznámky na jednotlivých řádcích.
Jestliže jste to zkusili, nejspíš Vás zapisující po schůzi upozornil(a), že má-li to dělat dobře, potřebuje vidět do obličeje lidem, kteří mluví. Mám pravdu? Zjistili jste to?
Na útržku vidíme kousek záznamu porady. Takový záznam má velkou hodnotu, ale jen několik hodin, během kterých je z něho třeba vytvořit “konzervu”, která už vypadá hodně jinak. Jestliže “konzervu” nevytvoříte, hodnota záznamu prudce klesá. Co bude další krok po “konzervování”? Víte?
Známé rčení “Nejsem tak bohatý, abych si mohl dovolit kupovat levné věci” má svou analogii i pro porady. Jakmile firma potřebuje šetřit, nemůže zdárně fungovat bez pořádně připravených a důkladně vytěžených pravidelných porad.
Chcete-li se o tom dozvědět víc, klikněte zde a přihlaste se na instruktáž “Pravidelné porady”, která je ve čtvrtek 13. května 2010 od 13:00 do 17:00. Je tam ještě několik míst volných. Přijdete si na své. Mezi přihlášenými už jsme zaznamenali několik manažerů, kteří rozhodně nejsou žádná “mejdla”.